Vad är 'bokföring'

Ekonomiska händelser i företaget dokumenteras av verifikationer. Händelserna verifieras, bestyrks, av dessa handlingar. Händelserna skall noteras kronologiskt, i tidsmässig ordning och det gör man i vad lagen kallar Grundbok (tidigare dagbok).

När man använder datorer använder man nummer på dessa kolumner, som kallas konton, och man har en kontoplan, som är en beskrivning av vilka kolumner man använder.

Datorn är ju en tillgång för snabb sortering och genomgång och därför har man i och med datoriseringen kunnat öka uppdelningen i kontoplanen. Du kommer att se avgjorda fördelar i detta när du vill följa upp din verksamhet, göra budget mm.

Den bokförda verifikationen, som sparas i verifikationsregistret är grundmaterialet till alla rapporter.

Rapporterna är endast en fråga om hur materialet sorteras och skrivs ut. Gör man verifikationsregistreringen noggrant så har man gjort i stort sett hela redovisningsarbetet.

1. Verifikationsregistret, som kallas grundboken, är en registrering av affärshändelser i tidsmässig ordning. Verifikationerna ligger alltså i den datum- och nummerordning som du registrerat dem.
   
2. Kontoplanen, som används för att ange vad posterna i grundboken avser.

1. Verifikationsnummer. För varje ny verifikation föreslår programmet ett nummer som man även märker verifikationen med när man bokfört den. Verifikationsnumret kommer alltså i nummerordning från 1 och uppåt.
    
2. Datum. Avser det datum då affärshändelsen ägt rum. Alla verifikationer kan bara registreras i datumföljd och blir alltså registrerade både i datum- och verifikationsnummer ordning.
    
3. Verifikationstext. Texten är inte nödvändig men hjälper till att skapa överskådliga och lättlästa rapporter från systemet. Som text använder man normalt namnet på det företag som ställt ut verifikatet eller vid en inkomst som är kund uppgiften
    
4. Kontonummer. När man i grundboken slår in ett kontonummer så hämtas kontonamn och andra uppgifter om konton från kontoplanen. En verifikation består alltid av minst konteringar dvs. 2 rader. Förenklat kan man säja att den första konteringen talar om vad som hänt med företagets pengar och den andra konteringen, om det gäller en utbetalning, talar om vad vi fick för pengarna, eller, för en inkomstverifikation, varför vi har fått pengarna.
    
5. Belopp. Beloppet som hör konteringen på den aktuella raden.
   

Tänk så här när du gör en sådan här kontering

• Rad nr 1. Börja alltid med TOTALBELOPPET på verifikationen. Det är ju beloppet du betalt och det känns troligen normalt för dej att bokföra det beloppet i KREDIT. Vid en normal kostnadsverifikation så blir de följande raderna i DEBET och du kan avsluta verifikationen enkelt.
   
• Rad nr 2. Det andra beloppet som är helt klart är momsen.
   
• Rad nr 3. Det vi har betalt minus momsen är ju naturligtvis vad kontorsmaterielet kostar. Om kvittot innehåller en öresavrundning är ju det en avrundning av vår kostnad eftersom både vad vi betalt och momsen klart framgår av verifikationen och kontorsmaterielet har blivit billigare eller dyrare genom avrundningen.